POS系统基本原理是先将商品资料创建于计算机文件内，透过计算机收银机联机架构，商品上之条码能透过收银设备上光学读取设备直接读入后（或由键盘直接输入代号）马上可以显示商品信息（单价，部门，折扣...）加速收银速度与正确性。每笔商品销售明细资料（售价，部门，时段，客层）自动记录下来，再由联机架构传回计算机。经由计算机计算处理即能生成各种销售统计分析信息当为经营管理依据。
POS机是通过读卡器读取银行卡上的持卡人磁条信息，由POS操作人员输入交易金额，持卡人输入个人识别信息（即密码），POS把这些信息通过银联中心，上送发卡银行系统，完成联机交易，给出成功与否的信息，并打印相应的票据。POS的应用实现了信用卡、借记卡等银行卡的联机消费，保证了交易的、快捷和准确，避免了手工查询黑名单和压单等繁杂劳动，提高了工作效率。
磁条卡模块的设计要求满足三磁道磁卡的需要，即此模块要能阅读1/2、2/3、1/2/3磁道的磁卡。
用途分类
1.金融类POS机主要用于银联商务体系、各商业银行、各地信用合作社等银行系统。
2.非金融类POS机可广泛适用于各种规模、各种类型的会员、连锁、加盟店；餐饮娱乐企业，汽车养护中心、化妆品专卖店、旅游景点等领域。
整套的POS机除了硬件之外还需要一套收款用的软件。软件包括录入、销售、统计、打印、钱箱控制等功能，其实就是一个特定用途的小型数据库应用软件。
POS分品牌POS和DIYPOS。DIYPOS相对来讲价格会低许多，因为采用的外设不同价格也相对有浮动，近的POS价格在3000~3500，DIYPOS与电脑是有所不同的，不同的机箱、不同的显示器等，但电脑是能实现POS功能的，将电脑连接POS外设，即可实现POS功能，只不过是样式难看些。